7 TIPS TIL HVORDAN TEKNOLOGIEN KAN FORBEDRE DIN PRODUKTIVITET
Hvordan kan du som virksomhedsleder forbedre din egen og arbejdspladsens produktivitet og samtidig øge arbejdsglæden? Teknologien hjælper dig på vej.
Teknologi er ikke løsningen på alle udfordringer, men brugt på den rigtige måde kan den løfte produktiviteten på en arbejdsplads – gøre medarbejderne mere effektive og give større arbejdsglæde. Ifølge en undersøgelse fra det amerikanske it-rådgivningsselskab Ivanti mener hele 85 % af medarbejderne i de undersøgte virksomheder ikke, at de har de rigtige ressourcer til at kunne udføre deres opgaver effektivt.
En anden undersøgelse foretaget af magasinet The Economist peger i samme retning. Respondenter med en arbejdsgiver, som er positivt indstillet over for samarbejde ved hjælp af mobile platforme, opfatter sig selv som 7 % mere produktive, end medarbejdere på en arbejdsplads, hvor man ikke arbejder mobilt. Arbejdspladser er selvfølgelig forskellige, men mon ikke du kan finde inspiration til øget effektivitet i disse syv tips.
FARVER ER EFFEKTIVE
Også farverne i kontorlandskabet påvirker produktiviteten, viser en undersøgelse fra Lund Universitet. Menneskehjernen er langt mere aktiv i farverige rum.
Blå: Øget kreativitet og mindre stress.
Rød og gul: Højere aktivitet, men mere stress.
Hvid: Bedre indlæring.
Grøn: Højere komfort, øget kreativitet
HOLD KOMMUNIKATIONSLINJERNE ÅBNE
Manglende eller dårlig intern kommunikation koster hvert år virksomheder millioner af kroner, viser flere undersøgelser. Find flaskehalsene, og læg en strategi for, hvordan medarbejderne nemt og effektivt kommer i forbindelse med hinanden. Frem de små daglige samtaler med Google Chat eller chat-funktionen i Microsoft Teams. Og spar tid med onlinemøder, der ofte er mere effektive end fysiske møder.
UNDGÅ SPILDT ARBEJDE
Kender du den situation, at to medarbejdere hver især begynder på at løse den samme opgave, uden at den ene ved, at den anden allerede er i gang? Det sker navnlig i større organisationer udfordringen løses, ved at alle filer er delt i skyen i fx Dropbox, OneDrive eller Google Drev. Man kan sikre sig endnu bedre med projektstyringsværktøjer som Basecamp, Asana eller Trello, der også fjerner tidsspilde i processer.
NEM ADGANG TIL FÆLLES PROJEKTER
Manuel fildeling er en langsommelig metode, og det manglende overblik over dokumenter i et fælles projekt kan koste store mængder tid. I dag arbejder mange hjemmefra, så den bedste løsning er at have fælles projektmapper i skyen – i OneDrive, Google Drev, Dropbox eller andre lignende tjenester. Eventuelt kan projektgruppen have en ”privat sky” på et netværksdrev (en NAS), som kan tilgås udefra via en sikker VPN-forbindelse.
REGISTRER TIDEN PÅ EN GOD MÅDE
Mange synes måske ikke, det er så behageligt at skulle registrere sit tidsforbrug, især ikke hvis ens kolleger eller ledere har adgang til oplysningerne. Men tidsregistrering kan være disciplinerende. Man kan kan se, hvor meget man har arbejdet, og især hvad man har brugt sin tid på. Der findes mange måder at registrere på, men blandt de nemme cloudløsninger er tjenester som Toggl Track, Timely og Harvest.
EFFEKTIVISER HJEMMEARBEJDE
Overlad ikke til medarbejderne selv at sørge for, at hjemmearbejdspladsen er optimal. Det er spild af deres tid, og resultatet bliver ikke effektivt. Sørg for, at alt udstyr er på plads: pc, software, skærm, printer, mobiltelefon og eventuelt bord og stol, så dårlig ergonomi ikke nedsætter produktiviteten. Sørg for sikker og hurtig fjernadgang til virksomhedens systemer, kalendere, mødesystemer og filer.
STOP TIDSSPILDE I DET SMÅ
Mange små hverdagsting tager sekunder eller et par minutter. Men i løbet af dage, uger og måneder bliver det til ganske mange timer. Hvis din arbejdsgruppe for eksempel har mange systemer, som hver gang kræver indtastning af hver sin adgangskode, så skal I måske have et password-managementværktøj. Udpeg alle de andre små opgaver, og se, om medarbejderne sammen kan reducere antallet.
BLIV SELV MERE EFFEKTIV
Synes du selv, at du har en ineffektiv måde at arbejde og organisere din hverdag på? Få styr på, hvad du bruger din tid til ved hjælp af et onlineværktøj som Timely eller (endnu mere detaljeret) tjenesten Strides.
