4 tips til at løse de mest almindelige problemer i mødelokalet

– Et veludstyret mødelokale med pålidelig teknologi og problemfri tilkobling fremmer et produktivt samarbejde, der igen fører til bedre resultater, siger Morten Bensen, Sales Specialist Computing i Elgiganten. Det er heller ikke nødvendigvis svært at lykkes, mener han.

– Vælg brugervenlig teknologi, der passer til mødelokalet, sørg for, at alle tilslutninger fungerer, og planlæg mødet godt, så er meget gjort.

• Sammenlign forskellige alternativer. Undersøg og sammenlign forskellige skærme, lydsystemer og videokonferencemuligheder – og tag specielt hensyn til, hvordan de "taler” sammen.
• Vælg brugervenlige interfaces. Udstyret skal være så enkelt, at hvem som helst skal kunne bruge det uden særlig oplæring. Vælg udstyr med intuitive kontroller og interfaces for at minimere forvirring og problemer.
• Vurder skalerbarheden. Du skal naturligvis vælge produkter, der passer til din virksomheds størrelse (og de møder, I arrangerer) her og nu, men det kan være en god idé at investere i udstyr, der også kan opskaleres. Så behøver virksomheden ikke starte forfra, hvis behovet ændrer sig i fremtiden.

Tip! Undlad at overdrive med masser af justeringsmuligheder og fancy produkter. Et godt råd er faktisk at undgå at lægge op til, at medarbejdere eller gæster selv kan ændre kabler eller opsætning.

• Skærmstørrelse og -opløsning: Vurder mødelokalets størrelse, og vælg en skærm, der er nem at se, uanset hvor i mødelokalet man sidder. Vurder faktorer såsom synsvinkler, lysstyrke og opløsning for at forbedre mødedeltagernes visuelle oplevelse.
• Lyd og akustik: Vurder lokalets akustik, og vælg lydudstyr, der passer til. Højttalere og mikrofoner bør placeres på en måde, der sikrer en klar og afbalanceret lydfordeling overalt i lokalet
• Samarbejdsværktøj og tilkobling: Udstyr lokalet med værktøj, der muliggør nem tilkobling til laptops, smartphones eller andre enheder til deling af præsentationer, dokumenter og videoer.
• Borde og stole: Arranger møblerne, så skærmens synlighed maksimeres, og så mødedeltagerne nemt kan kommunikere med hinanden. Sørg for, at kabler og stikkontakter er lettilgængelige, uanset hvor man sidder.

• Test før mødet! Tjek funktionen af alt udstyr, inkl. skærme, lydudstyr og videokonferenceudstyr – allerhelst før hvert møde. Er alle nødvendige kabler og tilslutninger på plads? Det er ting, der har tendens til at blive udlånt mellem mødelokalerne.
• Sørg for en backup-løsning. Hav alternative løsninger klar, hvis der opstår uventede problemer med tilslutningen. Det kan bl.a. være ekstra kabler, adaptere og mobile hotspots.
• Vedligeholdelse og opdateringer. Hvis du sørger for regelmæssig vedligeholdelse og opdateringer af udstyret i mødelokalet, forebygger du potentielle problemer i at opstå.

• Kvalitetsløsninger til videokonferencer. Invester i pålidelig software og hardware til videokonferencer for at sikre god kommunikation med eksterne deltagere. Webkameraer, mikrofoner og højttalere af høj kvalitet vil forbedre oplevelsen – både for digitale og fysiske deltagere.
• Del mødematerialet på forhånd. Brug samarbejdsplatforme eller projektstyringsværktøjer til at dele mødedagsordener, præsentationer og andre dokumenter på forhånd. Dermed er det nemmere for digitale deltagere at bidrage undervejs.

Tip! Det er altid en god idé at etablere retningslinjer, som alle deltagere kan følge under digitale møder. Alle opfordres til at tale tydeligt, mute sig selv, når de ikke taler, og bruge chatfunktioner til spørgsmål eller kommentarer undervejs.